ڇا ڪم جو ڪم ۽ ڪمرو آهي؟

ڪاروبار ۾ ڪامياب طور تي ان جي صحيح ادارن تي منحصر آهي. ٻئي منتظمين ۽ عام ڪارڪنن کي ڄاڻڻ گهرجي ته آفيس جو ڪم ڪهڙي آهي. ڇا هن جون خاصيتون آهن، ڪهڙي قسم جا آهن، ۽ ڪم جي فلو منظم ڪرڻ دوران ڇا ريگيوليٽري دستاويزن کي ورتو وڃي؟

ڪلريڪ ڪم ڇا آهي؟

ڪنهن به تنظيم، ملڪيت ۽ خاصيت جي روپ کان بغير، پنهنجي سرگرمين جي طريقي سان مختلف مقالا ٺاهي ٿو. اهي آرڊر ۽ خط، ۽ پروٽوڪول هجن. انهن مان سڀئي تنظيمي ۽ انتظامي دستاويزن سان تعلق رکن ٿا.

آفيس جو ڪم هڪ تنظيم جي دستاويز ٺاهڻ لاء سرگرمي آهي، ڪجهه ضابطن ۽ گهرجن مطابق عمل ڪيو ويو آهي. اڪثر ڪري، ادائيگي صرف هن علائقي ۾ مصروف خصوصي ملازمت مختص ڪيا وڃن. ننڍن ڪمپنين ۾، سيڪريٽري جي ڪم تقريبن ڪنهن به ملازم کي مقرر ڪري سگهجي ٿو.

جيڪڏهن توهان اصطلاح جي ماخذ کي سمجھيو ٿا (ڪهڙو ڪم ڪهڙي آهي)، پوء لفظ جو اصل بيان واضح ٿئي ٿو. اهو، سڀ کان وڌيڪ، سرڪاري مواد کي هڪ مادي وچ تي طئي ڪندي. انهي عمل جي دوران، هڪ تنظيمي ۽ انتظامي دستاويزن پيدا ڪئي وئي آهي، جنهن سان تنهنڪري ڪجهه ڪارناما شروع ڪري ٿو.

"آفيس جو ڪم" اصطلاح گهڻو وقت ڊگهي عرصي کان پڌرو ٿيو، پر صرف آخري صديء جي وچ ۾ اهو رسمي طور تي، سرڪاري سطح تي معمولي دستاويزن ۾ مقرر ڪئي وئي هئي.

آفيس جو ڪم ۽ دستاويزن جي گردش - ڇا اهو آهي؟

قانون قانون مان آزاديء سان وجود ۾ نه ٿي سگهي. ان ۾ هتي هميشه ڪم جو ڪم ۽ دستاويزن جي گردش آهي. ڇا اهو آهي، ضمانت جي منتقلي جي خاصيت ڇا آهي، انهن کي صحيح طريقي سان رجسٽر ڪرڻ وارا؟ اهي مسئلا ماهرن طرفان حل ڪيا ويا آهن: سيڪريٽري، آرڪيسٽسٽ، ملازم کاتي جي ملازمين.

آفيس جي ڪم هڪ جسماني وچ تي معلومات کي گڏ ڪرڻ، ڪاغذ يا اليڪٽرانڪ ايڪشن ٺاهڻ. ان جي بنياد تي، تنظيم جو دستاويز گردش تعمير ڪيو ويو آهي- آرٽ يا خط جي تحريڪ، ان جي تخليق کان، عمل ۽ ختم ٿيڻ ۽ آرٽيڪل يا تباهي ڏانهن موڪلڻ.

ملازمين ۽ تنظيم جي انتظام جي حوالي سان ڪاروباري مقالا جي تخليق جي بنياد تي، سند جي وهڪري اندروني ۽ اندروني طور تي ورهائي ويندي آهي. ذريعن کان آرڊر، حڪم، خط، جي وڌيڪ رستو تي منحصر ٿيندو.

تنظيم جي اندروني ورڪ ۾ هيٺيان مرحلو فرض ڪري ٿو:

• ھڪ مسودي دستاويز جي پيدائش؛
• Coordination؛
• دستاويز جي تاريخ، تاريخ ۽ رجسٽريشن نمبر جي نشاني ؛ رجسٽريشن جي پڄاڻي کان، ان کي عملي طور تي جاري ۽ منظور ڪيو ويو آهي.
• مواد کي ڪنٽرول ڪرڻ ۽ ڪنٽرول ڪرڻ؛
• هدايتن جي جڙڻ
• بعد ۾ اسٽوريج لاء جاري ڪيل دستاويز جي عمل، وقت ۽ ضرورت تي مدار رکي ٿي؛
• ختم ٿيل ڪاروبار ڪاغذن جي مفاصلي سان ختم ٿيڻ يا انهن کي آرٽيڪلنگ جي لاء دستاويزن.

خارجي دستاويزن جي مرحلي جي مرحلي عام طور تي ساڳيا آھن، پر ڪجھھ اختلاف آھن:

• دستاويز کان ٻاهر واري ڪمپني کي ٻاهر اچي. اهي اعلي ۽ هيٺين تنظيمن جا مقالا، شاخن، سرڪاري ادارن کان معمولي عملن، عدالتي حڪم، شهرين جا خطا ٿي سگهن ٿا.
• تنظيم ۾ موصول تمام ڪاروباري مقالا بغير رجسٽريشن جي رجسٽريشن جي ذريعي گذري وڃن. ان کي تصديق ڪري ٿي ته اهي ڪنٽرول تي قبضو ڪن ٿا.
• ايندڙ مرحلن جو ڪم دستاويز، واقف يا هدايتن جي عمل سان آهي.
• جيڪڏهن ضروري هجي ته هڪ آفيسر جواب ڏنو وڃي.
• آخري مرحلو ڊگهي عرصي يا آرڪيالاجي اسٽوريج ۽ ممڪن تباهي لاء رجسٽريشن آهي.

ان کان سواء، تنظيم جي قيادت جي سلسلي ۾، هيٺين قسم جي ڪم فلو مختلف آهي:

• جڪڙيل - سپروائزرز جي ماتحت ادارن (تشخيص نوٽس)؛
• هيٺيون - انتظاميا ملازمن کي (حڪم)؛
• Horizontal - ڀائرن جي وچ (فعل، پروٽوڪول).

دستاويز جي تحريڪ جي سڀني مرحلن کي خاص رسالي ۾ مقرر ڪيو ويو آهي. اهي ڪيترن ئي قسمن ۾ پيش ڪيا ويندا آهن:

• دستاويزن جي حرڪت لاء ڪوڊ ؛
• دستاويز ڪارڊ؛
• وسيعاتي وسيلا انتظامي وسيع ادارن ۾ سڀ کان وڏو عام آھي.

عدالتي رڪارڊ کي برقرار رکڻ جا اختيار

ڪيترائي ماڻهو پاڻ کان پڇن ٿا ته عدالتي رڪارڊ ڪهڙي آهي، ۽ عام طور تي اهو فرق ڇا آهي. عدالت ڪيس دستاويز ۽ مادي شاهدي جو هڪ ٿورو مختلف پيڪرو آهي. مناسب اسٽوريج ۽ تحريڪ کي قانون لاڳو ڪندڙ نظام جي شفافيت کي يقيني بڻائي ٿي. عدلي رڪارڊ انتظاميه، تنظيمي هڪڙي جي خلاف، رضاڪار نه ٿي ڪري سگھجي. اها بااختيار شخصيتن طرفان هلندي آهي ۽ سخت طور تي ڪنٽرول ڪئي وئي آهي. هن لاء، سڀني مرحلن، تباهي سميت، عام طور تي ۽ سخت طور تي وضاحت ڪئي وئي آهي.

سيڪريٽري ڪم ڪار

اڪثر ڪاروبار جي ملازمتن بلڪل وابستگي جو تصور آهي ته آفيس جو ڪم ۽ دستاويزن گردش آهن. هڪ سيڪريٽري لاء، اها ڪاروبار سرگرمي آهي.

اداري جو سيڪريٽريٽ دستاويزي انتظام جي حمايت جي بنيادي فنڪشن انجام ڏئي ٿو . ڪم جي فارم ۽ بيمارين جي مطابق، ادائيگي جي آفيس واري ڪم سروس جي هيٺيان قسمن ۾ ورهايل آهي:

• مرڪزي - سڀني سيڪريٽري هڪ هڪ ڊپارٽمينٽ ۾ آهن ۽ چيف ڪلرڪ يا سينئر سيڪريٽري کي ٻڌايو.
• مهذب - سيڪريٽري ۽ ملازمن کي پنهنجي فرائض انجام ڏيڻ واري تنظيم سازي يونٽ طرفان ورهائي رهيا آهن ۽ مختلف سپاهينز جي ماتحت آهن.
• مخلوط - اڪثر ڪري اڪثر وڏي تنظيمن ۾ مليو آهي.

انٹرپرائز تي دستاويز جي دستاويزيشن جي خاصيتن کي سڌو سنئون گراهڪن جي فارم تي منحصر هوندو.

آفيس جي ڪم تي هدايتون

سائيز ۽ مالڪ جي بناوت، ڪنهن به تنظيم ۾ اتي دستاويز جي تحريڪ کي منظم ڪرڻ جو هڪ ريگيوليٽري ڪم هجڻ گهرجي. هڪ رڪارڊ رکڻ وارو دستور ڇا آهي ، ۽ ان کي ڪيئن مرتب ڪيو وڃي؟ اهو مسئلو صرف نه رڳو سيڪريٽري ناهي، پر اڳواڻن پڻ.

رڪارڊنگ رکڻ لاء هدايتون تنظيم جي اندروني معمولي عمل، ترتيب جي ترتيب يا انتظام جي هدايتون، غير ضروري عمل جي طرفان منظور ٿيل آهي. اهو دستاويز جي منظوريء جي سڀني مرحلن کي بيان ڪري ٿو، پوسٽن جي فهرست جن جي دستخط سرڪاري مقالا جي صداقت تصديق ڪري سگهي ٿي، ڊيزائن، فارم ۽ فارم جا مثال مهيا ڪري ٿو.

آفيس جو ڪم سنڀالڻ

ننڍن تنظيمن ۾ گھٽ سطح واري ڪم جي فلو (گھٽ 200 کان گھٽ سال) سان گڏ، ڪوبه رڪارڊ ڪونهي ته ريڪارڊ مينيجمينٽ جو انتظام ڇا آهي. هر شيء پاڻ ملازمن کي پاڻ يا سر پڻ فيصلو ڪيو آهي.

جيڪڏهن رڪارڊ انتظاميه جي فرائض جي ملازم لاء سڌو نه آهن ۽ پنهنجي ملازمت جي حوالي سان نه ڄاڻايل آهن، انهن ڪارڪردگي کي تفويض ڪرڻ جو هڪ حڪم جاري ڪيو وڃي. ھن دستاويز کي اضافي ذميواريون، ذميواريون ۽ معاوضي جو تفصيل لازمي آھي.

اهلڪار رڪارڊ جي انتظامي جا خاصيتون

جيڪڏهن تنظيم گهٽ ۾ گهٽ هڪ ملازم هجي، پوء اهو محنت جي دستاويز ٺاهي سگهجي ٿو. سوال اهو آهي ته هارونٽي رڪارڊ رکڻ جي ڪهڙي ضرورت آهي، خاص طور تي انهن ادارن لاء ڪجهه ننڍن ملازمتن لاء اصل آهي.

پرسنل رڪارڊ مينيجمينٽ - ڪمپنين جي ملازمين جي ڪم جي سرگرمي سان لاڳاپيل مخصوص دستاويزات جي حرڪت کي يقيني بڻائڻ آهي. عام طور تي اهي فرض جيڪي خاص يونٽ جي ملازمين طرفان ڪم ڪري رهيا آهن. انهن جي عملن ۾ دستاويزن، دستاويزن ۽ اسٽار دستاويزن شامل آهن. ذاتي ڊيٽا جي پروسيسنگ سميت جيڪي ڳجهي آهن.

عملي طور تي ڪم ڪاروا عام طور تي عام طور تي رازداري ۽ اسٽوريج جي خاصيتن جي اصولن سان گڏ هلندي آهي.

آفيس جي ڪم جي اصلاح

ڊجيٽل ٽيڪنالاجي جي تيز رفتار جي باوجود، ڪيترين ئي تنظيمن کي ڪم فلو کي بهتر ڪرڻ ڏکيو آهي. اڳوڻي طريقي سان ڪاغذن کي جاري رکڻ لاء جاري رکو ۽ باقاعده رجسٽريشن جو انتظام ڪريو.

اهو ٻه سببن جي سبب آهي:

• واپار جي ملازمين جي بدعت کي مزاحمت؛
• ماليات جو بندوبست.

مئنيجر کي اهو ياد رکڻ گهرجي ته ڪافي سيڙپڪاري سان ڪم ڪار جي اصلاح جو هڪ نمايان اقتصادي اثر ڏئي ٿو .